A.
Latar Belakang
Sistem
Informasi Manajemen (SIM). Anda pasti pernah mendengarnya. Dalam bayangan
mungkin berhubungan dengan perusahaan-perusahaan. besar. Pendapat ini memang
tak salah, namun SIM juga tak hanya sering digunakan oleh perusahaan,
lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan SIM. Sebenarnya apakah
SIM itu?
SIM
adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang
secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi
dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya
dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain
SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer
bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak
akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk
melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan computer.
Berbagai
perusahaan kini memerlukan SIM. Dengan pengelolaan SIM yang tepat, tentunya
perusahaan berikut akan berkembang. Namun meskipun telah mengeluarkan biaya
yang besar, pengembangan SIM pada suatu perusahaan tidak berhasil. Oleh karena
itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada
pengembangan SIM tersebut.
- A. Konsep
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah
serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara
rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi
lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya
dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut
beberapa ahli SIM adalah:
- Robert
G. Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan
output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan,
mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.
Sistem manusia dan mesin yang terpadu
untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan
lebih lanjut bahwa:
- Sistem
Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi
Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut
mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi
sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan
manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
- Sistem
Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin
bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan
terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju
sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja
secara efisien.
- Sistem
Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila
data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan
menjadi informasi.
- Sistem
Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen
dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil
yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan
Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi
dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak
efektif.
Kegiatan dari manajemen yang merupakan
salah satu bagian dari SIM, yaitu:
Proses manajemen didefinisikan sebagai
aktivitas-aktivitas:
- Perencanaan,
formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah
aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan
mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai
tujuan tersebut.
- Pengendalian,
perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana
dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta
pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut
berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor
pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan,
disebut kebutuhan.
- Pengambilan
Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan
proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan
antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara
beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya
satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat
dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Berikut ini merupakan karakteristik dari
SIM :
- Merupakan
salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS (Computer Based
Information System/Sistem Informasi Berbasis Komputer).
- Merupakan
tujuan untukmempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer
pada semua tingkat organisasi.
- Merupakan
seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database
dan sub sistem output.
- Memberikan
gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk
membantu pemecahan masalah organisasi.
Kemampuan sebuah Sistem Informasi
Manajemen, meliputi :
Pengetahuan tentang potensi kemampuan
sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara
sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya
dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa
kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan
ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau
kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat
mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer
dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan
kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi
yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis
terpenting dalam sistem komputer :
- Pemrosesan
data batch
- Pemrosesan
data tunggal
- Pemrosesan
on-line, real time
- Komunikasi
data dan switching pesan
- Pemasukan
data jarak jauh dan up date file
- Pencarian
records dan analisis
- Pencarian
file
- Algoritme
dan model keputusan
- Otomatisasi
kantor.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang sama. Sebenarnya secara teori, komputer bukanlah persyarat
mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM), namun dalam praktek
agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik
tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer, sehingga
timbulah sistem informasi berbasis komputer (CBIS).
B. Faktor-faktor serta Indikator yang
Menunjukkan Gagalnya SIM dalam Organisasi/Perusahaan
1. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM
kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan
Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan
mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga
produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor
tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan.
Pengembangan SIM canggih berbasis
komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman
lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi
yang gagal membangun SIM karena :
- Pengorganisasian
perusahaan yang kurang wajar
- Kurangnya
perencanaan yang memadai
- Kurang
personil yang handal
- Kurangnya
partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam
merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi
seluruh personil yang terlibat.
Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan
SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jika disebabkan beberapa hal
berikut ini,
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems)
yang timbul di sistem
yang lama. Permasalahan yang timbul
dapat berupa :
- Ketidakberesan
sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama
menyebabkan sistem yang
lama tidak dapat beroperasi sesuai
dengan yang diharapkan.
Kebutuhan informasi yang semakin luas,
volume pengolahan data
semakin meningkat, perubahan prinsip
akuntansi yang baru
menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru, karena sistem yang
lama tidak efektif lagi dan tidak dapat
memenuhi lagi semua kebutuhan
informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat,
kecepatan informasi atau
efisiensi waktu sangat menentukan
berhasil atau tidaknya strategi dan
rencana-rencana yang telah disusun untuk
meraih kesempatankesempatan
dan peluang-peluang pasar, sehingga
teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi
agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau
adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga
terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar
organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah
2. Indikator Diperlukannya Pengembangan
SIM
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering
tertunda
3. Pembayaran gaji yang terlambat
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang
rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap
pelanggan
13. Kehilangan kesempatan kompetisi
pasar
14. Persediaan barang yang terlalu
tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak
efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang teratur
18. Keluhan dari supplier karena
tertundanya pembayaran
19. Tertundanya pengiriman karena kurang
persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan penjualan dan produksi
tidak tepat
22. Kapasitas produksi yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu
teknis
24. DLL.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu
menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat
biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi
yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka
cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan
SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik
manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan
keuntungan dan uang.
KESMPULAN
Berdasarkan pembahasan masalah diatas
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
- Sistem
Informasi Manajemen adalah adalah serangkaian sub sistem informasi
berbasis komputer yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang
kegiatannya meliputi perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakukan
pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan.
- SIM
adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi tersebut
tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari
model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non
manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan
masalah.
- Banyak
perusahaan/ organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai faktor
seperti kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta perlunya
perbaikan pada sistem lama.
- Ada
beberapa hal yang dapat dijadikan indikator pengembangan SIM, seperti
keluhan pelanggan, pembayaran gaji yang terlambat, dll.
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN
PENERIMAAN KAS PADA PERUSAHAAN ROKOK DJARUM
1.1 Latar Belakang
Perusahaan rokok di Indonesia semakin
menjamur, walaupun tidak semuanya dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia
paling tidak mereka dikenal di daerah asalnya. Semakin banyaknya perusahaan
rokok maka persaingan yang ada semakin ketat. Dan persaingan selalu muncul
dalam dunia usaha. Dimana setiap perusahaan memiliki kompetensi yang
berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain. Perusahaan yang memiliki
kompetensi yang paling baik akan mampu bertahan dalam dunia persaingan. Hal
yang paling mendasar adalah perusahaan harus mengetahui kompetensi yang dimiliknya.
Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah informasi yang akan digunakan sebagai
pedoman dan dasar operasional perusahaan. Informasi merupakan data yang telah
tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna
untuk mencapai tujuan organisasi (Riasetiawan,2004:2).
Setiap perusahaan memiliki tujuan yang
berbeda pada saat pertama kali didirikan. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa
faktor, baik dari para pendiri perusahaan maupun kondisi lingkungan yang
dihadapi pada saat itu. Faktor yang datang dari para pendiri perusahaan antara
lain cara pandang, latar belakang pendidikan, budaya, agama. Sedangkan faktor
yang berasal dari lingkungan antara lain teknologi, politik, kondisi
perekonomian. Namun tidak bisa dipungkiri bahwa setiap perusahaan memiliki
beberapa kesamaan tujuan yaitu mengalami pertumbuhan dan kelangsungan hidup
perusahaan.
Untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan perusahaan maka informasi akan dibutuhkan sebagai sarana
komunikasi yang utama untuk keperluan pengambilan keputusan dan perumusan
kebijakan. Hal ini juga diperlukan perusahaan manufaktur. Perusahaan manufaktur
selalu berkecimpung dengan usaha jual menjual, begitu pula perusahaan rokok,
yang merupakan salah satu bentuk perusahaan manufaktur. Berbagai strategi dirumuskan
dan diterapkan perusahaan untuk meningkatkan penjualan mereka. Untuk
mendapatkan informasi yang akurat dan valid maka perusahaan perlu merumuskan
suatu sistem informasi, terutama sistem informasi penjualan dan penerimaan kas
perusahaan rokok.
Setiap perusahaan memiliki spesifikasi
penjualan. Secara garis besar ada tiga macam spesifikasi penjualan yang umum
digunakan perusahaan, yaitu berdasarkan jenis produk, petugas penjual, dan
wilayah penjualan. Untuk perusahaan rokok “djarum” memiliki spesifikasi
penjualan menurut wilayah penjualan atau lebih sering disebut dengan kanvasser.
Alasan perusahaan rokok “djarum” menerapkan kanvasser karena dianggap strategi
paling menguntungkan untuk mereka. Penjualan rokok perusahaan rokok “djarum”
tersebar ke beberapa wilayah, dengan kanvasser akan memudahkan pihak manajemen
perusahaan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan. Selain itu dengan kanvasser
perusahaan dapat menganalisa pasar penjualannya, pelanggan, penyalur,
kebutuhan, selera regional, persediaan, dan kebutuhan lingkungan.
Riasetiawan (2004:2) menyimpulkan
kriteria-kriteria informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan sebagai
berikut :
1.
Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan
keputusan
2.
Akurat, ketepatan, dan dapat diandalkannya suatu informasi
3.
Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh saat
dibutuhkan
4.
Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan
5.
Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima
6.
Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk
angka
7.
Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.
Sistem informasi penjualan dan
penerimaan kas memiliki arti penting bagi perusahaan. Pengelolahan informasi membutuhkan
kecepatan dan ketelitian proses, maka perusahaan akan memerlukan sistem
informasi penjualan dan penerimaan kas yang sesuai dengan kebutuhan bidang
usahanya.
Dalam sistem informasi penjualan dan
penerimaan kas mengulas tentang prosedur penjualan dan penerimaan kas,
bagian-bagian yang terkait yang terangkai dalam suatu prosedur,
formulir-formulir yang digunakan perusahaan, dan penerapan pengendalian
internal perusahaan.
Prosedur penjualan dan penerimaan kas
merupakan kunci penting dalam pelaksanaan sistem informasi penjualan dan
penerimaan kas dalam suatu perusahaan. Baik itu prosedur untuk order penjualan,
prosedur pencatatan piutang, prosedur pendistribusian penjualan, dan
sebagainya. Pelaksanaan prosedur yang tidak atau kurang sesuai dengan standar
yang ditetapkan perusahaan akan menjadi masalah bagi perusahaan, yang nantinya
akan mempengaruhi keefektifan dan keefisienan kinerja perusahaan. Tidak adanya
prosedur yang seharusnya diterapkan perusahaan merupakan salah satu masalah
yang mungkin muncul dalam perusahaan. Ada bagian prosedur yang hilang atau
tidak dicantumkan oleh perusahaan rokok “djarum” ini.
Bagian-bagian terkait yang terangkai
dalam suatu prosedur juga merupakan hal penting yang perlu diperhatikan
perusahaan. Untuk sistem informasi penjualan dan penerimaan kas ini
bagian-bagian yang terkait adalah bagian penjualan, bagian kredit (untuk
penjualan kredit), bagian penagihan, bagian akuntansi, dan bagian-bagian
terkait lainnya. Dalam pelaksanaannya setiap bagian ini memiliki tugas dan tanggungjawab
yang berbeda-beda namun masih saling terkait dengan bagian yang lainnya.
Pemisahan bagian-bagian yang terkait secara jelas wajib dijalankan perusahaan,
hal ini untuk menghindari terjadinya penggandaan pelaksanaan tanggungjawab.
Dalam perusahaan rokok “djarum” ini ada beberapa bagian yang dijadikan satu, sehingga terjadi
penggandaan pelaksanaan tanggungjawab dalam satu bagian.
Begitu juga halnya dengan penggunaan
formulir-formulir perusahaan dan penerpan pengendalian internal perusahaan.
Formulir-formulir yang digunakan harus mampu memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh bagian-bagian (fungsi-fungsi) yang ada dalam sistem informasi
penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Perusahaan rokok “djarum” ini
menggunakan formulir yang berbeda-beda untuk satu fungsi yang sama.
Pengendalian internal yang baik juga harus diperhatikan oleh perusahaan.
Seperti perusahaan rokok “djarum” ini, mereka kurang mampu menerapkan pengendalian
internal dengan baik.
Keempat hal diatas merupakan hal-hal
penting yang harus diperhatikan dan diterapkan oleh perusahaan. Dengan
penerapan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas tersebut diharapkan
dapat memberikan informasi yang berbobot, akurat, dan valid karena akan
dijadikan dasar pengambilan keputusan, baik oleh pihak internal maupun
eksternal perusahaan.
Dari uraian di atas maka penulis ingin
mengetahui lebih jauh mengenai penerapan sistem informasi penjualan dan
penerimaan kas dalam perusahaan rokok.